Cum pot proceda asociatiile de parinti pentru achizitia de materiale didactice

Raspunsul expertilor Rentrop&Straton:

Asociatia de parinti este o persoana juridica, organizatie non profit, fiind obligata sa conduca si sa organizeze contabilitatea in conformitate cu OMFP 1969/2007 privind aprobarea reglementarilor contabile pentru persoanele juridice fara scop patrimonial, publicat in MO 846 din data de 10 decembrie 2007, respectiv in conformitate cu Reglementarile contabile pentru persoanele juridice fara scop patrimonial, cuprinse in anexa 1.
 
Inregistrarile contabile sunt urmatoarele:
- incasarea cotizatiilor:
5311 (5121) = 7311

In ceea ce priveste achizitiile de rechizite, materiale, acestea trebuie cumparate cu documente legale (factura, care, pentru justificarea platii, trebuie sa aiba anexat un bon fiscal sau o chitanta) pe numele asociatiei (adica la rubrica numita "cumparator" de pe factura sa fie mentionata asociatia cu toate datele ei de identificare: CUI, adresa, IBAN, banca).

Asadar, cine face cumparaturile trebuie sa obtina documentele legale pe numele asociatiei, nu pe nume propriu. In caz contrar, acele documente nu pot fi inregistrate in contabilitatea asociatiei.

Pentru a se achita contravaloarea materialelor achizitionate de parinti, profesori etc, acestia trebuie sa intocmesca un decont de cheltuieli, la care vor anexa documentele aferente achizitiei (factura impreuna cu bonul fiscal / chitanta). In decont se vor mentiona numarul documentului, ce reprezinta si suma. Pentru totalul decontului se va intocmi o dispozitie de plata catre respectiva persoana, pe care va semna de primire.

Dispozitia de plata se va inregistra in registrul de casa al asociatiei in data respectiva, la rubrica "plati".
 
Inregistrarile contabile sunt:
 
- achizitia materialelor pe baza de factura anexata la decont si NIR:
3028 = 401 - cu toata suma din factura, inclusiv TVA.
- plata sumei din decont, pe baza de dispozitie de plata:
461 / analitic persoana respectiva = 5311
- decontarea furnizorului (contului 401) din decont:
401 = 461 / analitic persoana respectiva
- pe baza de bon de consum se dau in consum materialele, mentionind pe bonul de consum clasa careia ii sunt destinate materialele:
6028 = 3028 - cu suma materialelor date in consum (poate nu se dau in consum dintr-o data toate materialele).
 
Sursa: Portal Contabilitate